Vuosittainen suurtapahtuma Hammaslääkäripäivät ollaan järjestämässä tänäkin vuonna marraskuussa, mutta järjestelyissä otetaan nyt huomioon Covid-19-riskit. Tapahtuma taivutetaan mukautuvaksi hybriditapahtumaksi, johon voi osallistua sekä paikan päällä että etäyhteydellä.
– Poikkeusolot vaativat poikkeuksellisia ratkaisuja. Ensimmäistä kertaa Hammaslääkäripäivien historiassa tapahtuma on päätetty järjestää hybridinä. Pääpaino on tapahtumapaikalla, mutta osallistua voi myös etänä. Näin haluamme tarjota osallistumismahdollisuuden mahdollisimman monelle, sanoo Koulutustoimikunnan puheenjohtaja Annamari Nihtilä.
Marraskuuhun on vielä matkaa, mutta Hammaslääkäripäivien käytännön valmistelut ovat täydessä käynnissä. Koronan aiheuttama epävarmuus huomioidaan miettimällä erilaisia skenaarioita marraskuun tilanteesta. Muun muassa tapahtuman hinnoittelua muutettiin vielä ilmoittautumisten avauduttua siten, että osallistuja voi samalla hinnalla valita, osallistuuko paikan päällä vai etäyhteydellä. Myös luentolippuun kuuluvat lounaat jätettiin pois.
Koulutustoimikunta selvittää parhaillaan sitä, mitkä luennot voidaan lähettää suorana verkkolähetyksenä, ja tiedot kootaan elokuun aikana. Jos tapahtuma paikan päällä jouduttaisiin koronatilanteen vuoksi perumaan kokonaan, mahdollistaisi hybriditapahtuma myös virtuaalisen tapahtuman järjestämisen.
Näyttely vahvistuu verkossa
Näyttely on tärkeä osa tapahtumaa, ja siihen soveltuvia rinnakkaisia virtuaaliratkaisuja selvitetään tiiviillä tahdilla Messukeskuksessa. Näytteilleasettajien fyysisen messuosaston rinnalle tehdään verkkototeutus, jossa yritykset voivat sekä kohdata asiakkaita että esitellä tuotteitaan ja palveluitaan kiinnostavalla tavalla visualisuutta unohtamatta. Verkkototeutukseen osallistuminen pyritään pitämään yrityksille vaivattomana ja ketteränä tapana tavoittaa uusia asiakkaita ja saada omille tuotteille hyvää lisänäkyvyyttä.
Apollonia testaa tapahtumasovelluksesta ja Viestiseinästä tutun Prospectumin ProspectumLIVE-alustaa syyskuussa Mainio Startti -tapahtumassa. Alustalle rakentuu tapahtuma, josta löytyy tuloaula, luennot ja virtuaalisia näyttelytiloja. Kokemuksista otetaan opiksi.
– Tulevaisuuden kannalta on tärkeä varautua uusiin tapahtumamuotoihin. Tämä on tärkeä oppimisen paikka kaikille, pohtii Nihtilä.
Turvallisesti Hammaslääkäripäiville
Hammaslääkäripäivien osalta halutaan tässä vaiheessa tarjota mahdollisuus odotettuihin kohtaamisiin paikan päällä. Kaikilla on tarvetta kasvokkain kohtaamisille, ja kärkenä tapahtumasuunnittelussa on kaikkien osallistujien turvallisuuden takaaminen.
Turvallisuus on monen tekijän summa. Luonnollisesti Apollonia ja Messukeskus noudattavat tapahtuman toteuttamisessa viranomaisten ohjeita ja suosituksia. Messukeskuksessa työstetään keinoja, joiden avulla voidaan varmistaa, että tapahtumiin tuleminen syksyllä on turvallista.
Messukeskus on lähtökohtaisesti suunniteltu isojen tapahtumien pitopaikaksi, ja turvallisuusasiat on huomioitu jo tilojen suunnittelussa. Messukeskuksessa on useita sisäänkäyntejä, ja väljissä tiloissa on mahdollista esimerkiksi paisuttaa käytössä olevaa hallitilaa, noudattaa turvavälejä, porrastaa sisäänpääsyä näyttelyyn ja reitittää kulkusuuntia. Jokaiselle tilalle on myös tehty tarkat turvavälisuunnitelmat. Luentosalien osalta varaudutaan luentosalien suurentamiseen ja turvavälien kasvattamiseen. Turvallisuus huomioidaan myös käytännön pienissä yksityiskohdissa, kuten ruokatarjoiluissa, käsihygieniassa ja siivouksessa.
Vaikka epävarmuus on nyt käsinkosketeltavaa ja ilmassa on enemmän kysymyksiä kuin vastauksia, tapahtuma ollaan toteuttamassa annetuilla reunaehdoilla. Maailma muuttuu – världen fördändras – miten osuva teema Hammaslääkäripäivillä onkaan tänä vuonna.
Lisätietoja tapahtumasta:
www.hammaslaakaripaivat.fi