Apollonian uudistunut IT-järjestelmä ja uudet verkkosivut ovat avautuneet. Jäsen- ja kurssirekisteri ovat asettuneet taloksi Kongressi-järjestelmään. Jäsenille portti uuteen järjestelmään on verkkosivu.
Tarkemmin sanottuna isossa järjestelmäuudistuksessa on nyt saavutettu tärkeitä merkkipaaluja: apurahoja haetaan erillisestä apurahajärjestelmästä, verkkosivut avautuivat elokuun lopulla ja tapahtumien hallinnointi on siirtynyt pääosin uuteen Kongressi-järjestelmään. Aivan vielä ei olla perillä, ja syksyn aikana käyttäjillekin näkyy vielä muutoksia avautuneilla verkkosivuilla ja eri palveluissa.
Toimistolla järjestelmäuudistusta ehdittiin odottaa jo vuosia. Pari vuotta sitten prosessi saatiin käyntiin ja yhteistyökumppaniksi valittiin Data Prisma Oy.
Tavoitteena on ollut saada mahdollisimman selkeät, helppokäyttöiset ja toimivat järjestelmät jäsenten ja henkilökunnan käyttöön. Toimistolla on menty toiveikkaina eteenpäin, mutta matkan varrella on ollut paljon mutkiakin.
Verkkosivujen kautta tiedon äärelle
Uudistetulta verkkosivulta (www.apollonia.fi) löydät paljon tuttua, mutta myös uutta. Sivut skaalautuvat nyt myös eri mobiililaitteille. Sivut – Apollonian ja Hammaslääkäripäivien – on rakennettu yhdessä Maene Oy:n kanssa nk. prototyyppimetodilla, jossa malli simuloi tuotantoversion toimintoja ja ulkoasua koko ajan matkan varrella.
Kurssitarjonnan löydät Hae kursseja -sivulta, jossa voit rajata hakua haluamallasi tavalla. Kurssit sijaitsevat uudessa Kongressi-järjestelmässä, ja ilmoittautuessasi kurssille pääset Kongressin kirjautumissivulle. Käyttäjätunnus on Apollonian jäsenrekisterissä oleva sähköpostiosoite, joka pyydettiin valitsemaan alkuvuodesta. Salasanan voit tilata ensimmäisellä kirjautumiskerralla Unohtuiko salasana -toiminnon kautta.
Sivusto luo myös aihesivuja, jotka kokoavat aihesanojen mukaista sisältöä yhteen. Aihesivut löydät aihesanoja klikkaamalla tai saatat päätyä niille myös hakiessasi jotain termiä internetissä. Löydät nyt myös enemmän Käypä hoito -asiaa sivuiltamme. Parhaiten tutustut uuteen ympäristöön ja uudistuksiin vierailemalla sivustoilla!
Hammaslääkäripäivien uudistetulla tapahtumasivulla (www.hammaslaakaripaivat.fi) avautui ilmoittautuminen suurtapahtumaan. Ilmoittautuminen ohjautuu muiden kurssien tavoin Kongressiin ja kirjautumisen jälkeen ilmoittautumislomakkeelle. Matkan varrella on uusittu myös
Hammaslääkäripäivien tunnus. Ja kyllä – tunnuksen kirjoitusasu on tietoinen valinta, eli tavuviiva on jätetty pois.
Oma Apollonia omille tiedoille
Kirjautuessasi verkkosivulle päädyt jäsensivulle, josta löydät jäsenten extranetin ja linkin Oma Apollonia -portaaliin. Jäsenten extranetistä löydät esimerkiksi tietoja jäsenkokouksista ja niihin liittyviä materiaaleja sekä linkit jäsenkirjeisiin. Siirtyessäsi Oma Apollonia -portaaliin ja samalla Kongressi-järjestelmän sisälle joudut kirjautumaan ainakin toistaiseksi uudestaan.
Oma Apollonia -portaalissa voit mm. tarkastella ilmoittautumisiasi ja päivittää yhteystietojasi. Tulevat tapahtumat listautuvat avautuvalle sivulle. Täältä löydät myös Menneet tapahtumat -linkin alta kurssitietosi vuodesta 2000 alkaen. Tapahtumalistaan eli entiseen kurssisalkkuun ei ainakaan toistaiseksi voi lisätä muualla suoritettuja koulutuksia kuten aiemmin kurssisalkkuun. Syksyn aikana selvitetään, voidaanko tämä ominaisuus tuoda uuteen järjestelmään.
Apurahojen haku paperittomaksi
Apurahoja haetaan ja hallinnoidaan nykyään erillisessä Aspicore Oy:n apurahajärjestelmässä. Moni on jo löytänyt uuteen hakupaikkaan, ja apurahaliikenne on saatu rullaamaan sähköisesti ja ilman paperipostien lähettämistä. Kaikki liitteet voidaan viedä hakemukseen ja apurahaselvitykseen sähköisessä muodossa. Ainoa apurahaposti, jota odotetaan Apollonian toimistolle, on väitöskirja-apurahan saajien painettu väitöskirja.
Uuteen järjestelmään on siirretty aiemmin apurahaa hakeneiden tiedot, ja järjestelmä tunnistaa nämä hakijat. Uudet hakijat kirjautuvat järjestelmään uusina käyttäjinä, ja jäsenyys tarkistetaan rajapinnan kautta jäsenrekisteristä. Kaikkien käyttäjien tulee luoda itselleen käyttäjätunnukset (sähköpostiosoite ja salasana) järjestelmän etusivulla (apollonia.apurahat.net).
Huomioithan, että apurahajärjestelmään ja Kongressiin on toistaiseksi eri tunnukset. Käyttäjätunnus on molemmissa sähköpostiosoite, ja salasanan voi valita itse.
Kullakin hetkellä haettavat apurahat näkyvät järjestelmän kirjautumissivulla. Linkit hakemuksiin löytyvät uusilta verkkosivuilta Apurahat-kohdasta.
Vielä matkaa maaliin
Verkkosivuja ja uutta järjestelmää työstetään vielä. Osa järjestelmän ominaisuuksista otetaan käyttöön vähitellen syksyn aikana. Aikataulusta oltiin jäljessä monesta syystä, joista yksi oli järjestelmän uusi versio.
– Usean vuoden ajan mm. Lääkäripäivät on järjestetty Apolloniassa nyt käyttöön otetulla Kongressi-järjestelmällä. Kongressista on Apolloniassa käytössä uusin versio, jota lähdettiin kehittämään osin meidän kanssamme. Välillä työ vaati odotettua enemmän aikaa. Toisaalta samalla on saatu olla mukana vaikuttamassa toteutukseen, toteaa Apollonian pääsihteeri Vesa Pohjola.
Verkkosivut ja kaikki siihen mennessä valmiina olleet osat päätettiin avata elokuussa, vaikka monia asioita oli vielä kesken. Pohjolan mukaan enää ei haluttu odottaa.
– Oli tärkeää saada auki Hammaslääkäripäivien ilmoittautuminen ja kurssi-ilmoittautumiset uudessa järjestelmässä ja oppia käyttämään sitä ennen Hammaslääkäripäiviä.
Yksi tärkeä osa järjestelmää, joka valmistuu syyskuun aikana, on luennoitsijaportaali. Tämä on paikka, jossa Apollonian luennoitsijat voivat jatkossa tehdä matka- ja palkkiolaskunsa, tallentaa kurssimateriaaleja sekä liittää luennoitsijatiedot ja kuvansa palveluun. Esimerkiksi luennoitsijatietoja kuvineen tullaan käyttämään Hammaslääkäripäivien sivuilla.
Toivomme kärsivällisyyttä käyttäjiltä ja yritämme saada loputkin palikat kuntoon mahdollisimman pian. Palautteenne on myös arvokasta meille.
Kuinka kirjaudun?
- Käyttäjätunnus on Apollonian jäsenrekisterissä oleva sähköpostiosoite.
- Tilaa salasanan tekemistä varten linkki sähköpostiisi Unohtuiko salasana -toiminnon kautta. Salasanan pitää olla turvallinen ns. ”vahva salasana” (pituus vähintään 10 merkkiä, pieniä ja isoja kirjaimia, numeroita ja erikoismerkki/-merkkejä). Toimiston henkilökunta ei enää näe unohtuneita salasanoja – uusi tietosuoja-asetuskin sen estää.
Kurssille ilmoittautuminen
Klikattuasi ilmoittaudu-painiketta pääset kirjautumaan Kongressiin. Omat yhteystietosi tulevat näkyviin kurssin ilmoittautumislomakkeelle. Kurssilomakkeella tehdyt yhteystietojen muutokset eivät tallennu jäsenrekisteriin, vaan koskevat vain kyseistä kurssia. Muista raksittaa/valita ko. kurssi tuote-kohdasta ja valitse myös maksutapa. Uudessa järjestelmässä on mahdollista suorittaa kurssimaksu nk. ajantasamaksuna verkkopankin kautta.
Kirjaudunko verkkosivuille?
Kirjautuessasi verkkosivulle päädyt jäsensivulle, josta löydät jäsenten extranetin ja linkin Oma Apollonia -portaaliin, jossa voit päivittää tietojasi ja tarkastella tulevia ja menneitä koulutuksia. Apollonian hallituksen, koulutustoimikunnan ja jaostojen hallitusten jäsenille aukeavat myös extranetit, joista löytyvät mm. kokousmateriaalit ja toimintaohjeita. Jäsenten extranetistä löydät mm. tietoja jäsenkokouksista ja niihin liittyviä materiaaleja (esim. Apollonian toimintasuunnitelma ja Hallituksen kertomus) sekä linkit jäsenkirjeisiin.